スカウト返信数が約2倍に。採用業務の「量」と「質」ともに向上できるのが、まるごと人事の魅力

「人々の生活から物理的制約をなくす」をミッションに、アバターで交流する2次元のバーチャル空間「oVice(オヴィス)」を開発・提供するoVice株式会社。テレワークの急速な広がりから、2020年2月の創業以来1,300以上の企業・団体に導入され、2022年2月にはグローバル全体でのメンバー数が130名を超えるなど、事業・組織ともに急成長を遂げています。

今回は同社にて、ビジネスサイドの採用責任者をつとめる村上様に、急成長の組織でどのようにまるごと人事を活用してきたのか、導入によってどのような変化があったのか、お話しいただきました。

目標達成に必要なスピード感の担保。リソース不足の人事こそ、採用代行によって効果的な採用活動を

-ーまるごと人事導入時の採用課題をお聞かせください。

2021年9月にまるごと人事を導入しました。当時は人事のリソース不足により、自社のターゲットとなる人材に対して能動的な採用活動ができていないことが課題だったんです。導入時、採用活動は人事責任者1名での対応していた中、同年12月までにプラス40名という高い採用目標を掲げていました。当然、人事の業務としても書類選考やカジュアル面談への対応がメインとなってしまい、スカウト業務や採用広報など母集団形成に向けたアクションまで手が回っていませんでした。

事業成長を加速するために、採用においてもスピード感が重要でしたので、社内の限られたリソースだけで採用業務すべてを行うよりも、外部のサービスを活用してよりスピード感をもって効率的に進めていこうと考え、導入を検討しました。

-一数あるご支援内容の中で、まるごと人事にスカウト業務を依頼したのはなぜでしょうか?

注力していたマネージャー層の採用に当たって、当社側から候補者に積極的にアプローチをする必要があったからです。また、採用活動全体の質を上げるためにも、まずは候補者との接点を増やして、ターゲットや採用要件などをブラッシュアップする必要がありました。

そのためにも候補者にお会いする「数」が大切だと考え、母集団形成において私たちが対応しきれていなかったスカウト業務をお願いしました。

数だけではなく、採用活動全体の「質」向上につながる。スカウト業務を依頼するメリット

ーーまるごと人事にスカウト業務を依頼したことで、どのような変化があったのでしょうか?

安定的にスカウト送信数の担保ができるようになり、1ヶ月あたりのスカウト返信数が2倍ほどに増えました。それにともなって書類選考・カジュアル面接の数も増え、スカウト経由で内定が出始めるなど、徐々に成果が生まれています。

採用活動の質としても、当初の募集要件から変えるべき点や加えるべき点などが把握でき、改善につながっていると感じます。例えば、ターゲット通りの方にスカウトを送信して実際にお会いしたものの「こういう要素が足りないかも」といった気づきを得られるケースも多いです。

まだまだ試行錯誤が必要なフェーズなので、スカウト送信やカジュアル面談の「数」を担保できるからこそ得られるフィードバックが、採用活動のベースづくりとして大切だと思います。

ーースカウト業務における質を担保するために、まるごと人事からの提案はありましたか?

週次で定例MTGを行っているのですが、そのMTGではスカウト送信数や返信率といったデータを元に、活動の振り返りと改善施策の提案をいただいています。

具体的には、「返信率を改善するために、スカウト文にこういった要素を加えてもよいですか?」「ターゲットが枯渇してきたので、条件をここまで広げてみませんか?」といった内容です。「スカウトを送るからには内定を出したい!」と、同じゴールを見ていただける姿勢がとても心強いです。

-ーとくにお役に立てた改善提案のエピソードはありますか?

職種やポジションに応じたスカウト文のリライトをご提案いただきました。

もともと当社はテンプレートをもとに候補者ごとにカスタマイズを行っていましたが、リライトにあたっては、まるごと人事の担当者からポジションに応じた訴求ポイントの改善や、より候補者に魅力が伝わるような文面の調整などを提示してもらいました。

例えばポジションによっては「これまでのキャリアだけではなく、スキルやスタンスについてもスカウト文に記載してはどうでしょうか?」や「スキルではなく、事業のビジョンやミッションに共感してもらえるような文面にしませんか?」など、お持ちの知見をもとに提案してくださいました。

実際にカジュアル面談に来てくださった方からも、「自身のスキルや志向性に言及したスカウトが送られてきたので話を聞きたいと思った」という声をいただいたこともあり、リライトによる成果を実感しています。

-ー現在では各チームの方もスカウト業務を行っているとのことですが、どのように体制を作られたのでしょうか?

「ハイヤリングマネージャー制度」という制度を設けて、各チームの担当者にアカウントを共有し、それぞれのタイミングで可能な範囲で、スカウト送信をしてもらっています。

背景として、どんな人がほしいか、どんな人と働きたいかは、現場のメンバーがいちばんよく把握しているので、スカウト業務においてはより効果的だと考えたからです。2022年1月から本格的に運用を始めて、チームによりバラつきはありますが月30〜40件ほどのスカウトを送信しています。

とはいえ、現場のメンバーはスカウト業務の経験が豊富なわけではないため、文面の作成にあたっては、まるごと人事の担当者が送っている文面を参考にしてもらってます。訴求すべきポイントや書き方などを社内で共有し、クオリティ向上を目指しています。まるごと人事が持つ知見やノウハウをメンバー間で共有することによって、採用体制の構築に役立っています。

-ー「ハイヤリングマネージャー制度」の運用が軌道に乗りつつある中ですが、まるごと人事との役割分担は今後どのような想定でしょうか?

スカウト業務は、まるごと人事とハイヤリングマネージャー制度の併用で進めていきます。コンスタントに採用活動を進めるためには、常に一定数の候補者とお会いするのが重要だからです。

やはり現場のメンバーはほかの業務を行いながらのスカウト送信となるため、必ずしも送信数にコミットできるわけではありません。まるごと人事にスカウト業務を専任でお任せすることで一定の送信数を担保して、安定的な採用活動につなげていきたいです。

知見やノウハウ不足に対する的確な提案。採用担当の困りごとに伴走できる採用代行

ーーまるごと人事導入によって、村上様の業務面で変化はありましたか?

まるごと人事の担当者とは週次で定例MTGを行っているのですが、採用の課題整理の時間として、とても役立っています。

私からスカウト送信状況について質問させていただいたり、まるごと人事の担当者から採用全体を見た上で「ここが課題だと思いますが、こういった対応はどうですか?」と課題を見つけて提案してくださることも多くあります。

課題に対して的確に提案をしてくださるのは、採用に対する豊富な知見があるだけではなく、採用活動において同じ目標に向かって伴走してくださる姿勢があるからだと思います。

また採用実務の依頼以外でも、中途採用に関する知識やノウハウが不足している場合にもサポートいただける点は大変助かっていますね。

私自身は2021年10月に当社へ入社する前から採用業務には携わっていたのですが、中途採用の領域はあまり知見がない状態でした。入社当初からまるごと人事の支援があったからこそ、中途採用特有の媒体知識や採用フローなど情報が足りない部分に対して、質問や相談ができたのはとても心強かったです。

ーースカウト業務以外でお役に立てているご支援はありますか?

自社だけではなかなか手が回らない媒体運用において、常に効果的に候補者への訴求ができる状態を整えてくださっていることです。例えばある媒体では、募集文のタイトルを工夫し、定期的にアップし続けることで候補者の方の目に触れやすくなるよう、運用していただいています。

媒体の特性や当社の採用ターゲットを考慮して、さまざまな募集文のタイトルを考案してくださいました。今では、いただいたタイトルの中でも閲覧数が多いタイトルを分析し、より効果的なタイトルを選定しています。

媒体の運用も採用活動において重要ですが、一定の手間がかかりノウハウも必要です。単なる運用だけではなく、効果検証をしながら対応いただけるのは大変ありがたいですね。

知見も人手も足りない人事の方へ。採用課題に対するカバー範囲の広さが、まるごと人事の魅力

ーー事業について、今後の展望やビジョンをお聞かせください。

リモートワークが急速に広がりつつある今のタイミングで、「oVice(オヴィス)」をいかに多くの方に知って、使っていただけるかが重要だと考えています。

今まさに取り組んでいるサービスの認知獲得や実績づくりが今後の事業成長に直結するため、引き続き企業や教育機関などさまざまな法人、団体に向けてアプローチが必要です。

また同時に、日本国内だけではなくグローバル展開も加速していきますし、ポストコロナを見据え、新たなニーズに合わせてサービス改善や新規プロダクトの開発・提供も進めていく必要があるかと思います。

ーー事業成長にともなって、どのような採用目標をかかげていますか?

2022年12月までにグローバルで300名の組織を目指しています。現在は130名ほどの組織で、うち80名ほどが日本のメンバーです。今後はグローバル展開を加速したり、新たなサービスを開発するといった事業面の変化に応じて、今ある職種に加えて新たなポジションも生まれていくはずです。

ーー今後、まるごと人事に期待することはなんですか?

採用体制として、ビジネス職の採用はまるごと人事にお任せしておけば、コンスタントに一定の人数を採用できる状態をつくるのが目標です。今依頼しているカスタマーサクセスやセールスは年間を通じて募集しているポジションで、採用目標としても多いためです。

当社はまだまだ事業も組織も成長フェーズのため、今ある職種で安定的に採用を加速していくことと、今後生まれる新たなポジションで採用の実績をつくることの両方が必要です。人事として、新たなポジションにおける採用企画や面接などのコア業務に注力しつつ、ビジネス職の採用はまるごと人事で加速できる体制をつくりたいと考えています。

ーー最後に、まるごと人事の導入を検討される人事担当者に向けてメッセージをお願いします。

採用ノウハウが足りない場合でも、人手が足りない場合でも、どちらの課題に対してもお応えいただける対応力が、まるごと人事の強みだと思います。

社内に採用の知見やノウハウが足りていないという場合や、新たな採用手法や職種に挑戦する場合には、これまでになかった知識やノウハウが必要になります。

私自身まるごと人事にご支援いただくことで、中途採用を行う上で必要な基本情報や知見をキャッチアップでき、自身のスキル面と実際の業務面において、とても有意義だったと感じています。

一方、採用ノウハウが社内にあっても、人手や時間も足りずに苦戦をしている場合には、まるごと人事の力を借りることで、人事が本来やるべき業務に注力でき、採用活動をスピーディーに進められるのではと思います。

引き続き、採用に課題を感じていらっしゃる人事の方や企業の困りごとに寄り添い、より多くの企業の採用成功に伴走していただきたいです。

インタビュー実施日:2022年2月24日